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Facture proforma : définition, fonctionnement et avantages

Facture proforma

La facture proforma est une sorte de facture provisoire qui permet à l’acheteur d’un certain bien d’obtenir une autorisation ou un crédit. Cette facture n’a pas une valeur légale en réalité et sert principalement à débuter le processus commercial d’une transaction ou d’emprunt d’argent. Qu’est-ce que donc la facture proforma ? Quelles sont ses caractéristiques et à quoi sert t-elle ?

Qu’est-ce que la facture proforma et quelles sont ses caractéristiques ?

La facture proforma, expliquée simplement, est une facture provisoire qui est générée par une entreprise quelconque. Elle sert d’un modèle pour les documents réels et complets dans le but de transmettre une première proposition.

La facture proforma, ou pour la forme, est une sorte de devis officiel qui se présente sous forme de facture, mais qui n’a rien à voir avec la facturation. Ainsi, elle sert principalement à faciliter les échanges avant une certaine transaction entre un vendeur ou un prestataire de service et son client. C’est un document informatif qui sert également à évaluer le montant facturé au client.

Contrairement à la facture traditionnelle, la facture proforma représente un engagement de biens ou de services qui n’ont pas encore été livrés. Elle doit ainsi comprendre tous les détails relatifs à la commande et aux prix.

Une autre caractéristique pertinente de la facture proforma est qu’elle ne possède ni de grande valeur comptable ni de valeur légale. De même, il n’est pas obligatoire de la numéroter comme c’est le cas des factures définitives.

A quoi sert une facture proforma ?

Une facture proforma peut se révéler très utile dans certains cas et elle peut être envoyée pour multiples raisons.

D’une part, elle aide à dessiner les contours d’une transaction. En effet, il arrive des fois où les entreprises font des propositions à leurs clients avant que la totalité des paramètres de la transaction ne soient connus. Dans un cas pareil, la facture proforma permet de dessiner, d’une manière provisoire, les contours de la transaction qui peuvent être ajustées par la suite dans le but d’établir à la fin de bonnes bases transactionnelles avec le client concerné.

D’autre part, la facture proforma est un outil efficace sur lequel s’appuie une demande de crédit auprès d’une banque ou à partir duquel une entreprise justifie ses dépenses durant une requête de subvention. D’ailleurs, il faut tout d’abord créer une facture proforma pour l’emprunt de l’argent ou la demande des subventions et ensuite l’entreprise pourra créer une facture définitive.

En outre, la facture proforma est utilisée souvent pour la déclaration de la valeur de marchandises en douane. Spécialement dans le cas des transactions internationales, ce type de document peut être demandé aux service douaniers pour justifier la valeur des biens. Ainsi, cette facture permet d’obtenir une autorisation de douane afin de pouvoir exporter ou importer de produits.

Finalement, cette facture provisoire est un moyen pour se faire payer la prestation ou la marchandise en amont. Cela peut être utile avec les nouveaux clients ou avec ceux qui présentent certaines difficultés financières. Grâce à la facture proforma, l’entreprise peut alors diminuer le risque de devoir recouvrer des créances.

Dans quels cas faut-t-il utiliser une facture proforma ?

La facture proforma est tout d’abord utile dans le cas où il est nécessaire d’envoyer un devis provisoire à un client avant d’entamer les formalités fiscales et comptables de l’opération avec un document définitif. Elle sert également à justifier une opération ou une transaction qui ne sont pas encore réalisées, concrétisées ou remplacées d’une proposition commerciale finale.

D’une manière générale, la facture proforma est surtout utilisée dans le cas où le vendeur ou le prestataire n’a pas encore une bonne relation commerciale avec son client, où ce dernier n’a pas encore reçu les biens ou les services en question ou que les deux parties n’ont pas encore tout réglé.

Ainsi, grâce à cette facture, le client peut avoir une idée bien précise de la transaction. De son côté, l’entrepreneur ou l’entreprise concernée peut formuler et expliciter son offre d’une manière bien précise. Cela est un excellent moyen pour éviter toute sorte de malentendu sur les modalités de paiement, sur les prix, sur les délais de livraison et autres.

Que doit être mentionner dans la facture proforma ?

Bien que la facture proforma n’a aucune valeur légale, certains éléments sont exigés par l’administration fiscale pour justifier l’exonération de la TVA. De ce fait, ce type facture doit contenir certaines mentions obligatoires, notamment l’identification du vendeur ou du fournisseur ainsi que le nom complet du prospect ou du client. De même, la date d’émission de la facture doit être présentée. Il faut également mentionner les détails des prestations et des marchandises vendues ainsi que leurs quantités, les délais de paiement et de livraison. S’il existe des déductions commerciales ou d’autres conditions particulières, il faut les mentionner. Finalement, la facture proforma doit contenir les tarifs HT et le montant de la TVA.

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