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Fiche de fonction : Guide pratique pour l’élaboration de la fiche de poste

fiche fonction

La fiche de fonction est l’un des outils les plus utiles et les plus utilisés au service des ressources humaines de toute entreprise.

Découvrez grâce à cet article de quoi s’agit cette fiche, son utilité ainsi que les différents avantages qu’elle offre.

Qu’est-ce que la fiche de fonction ?

La fiche de fonction représente un outil de gestion RH qui assure la compréhension de la finalité d’un poste. Elle représente une confirmation des différentes attentes du manager qui sont communes à une famille de métiers ou à une branche d’activité spécifique et elle doit évoluer en fonction de l’évolution du métier en question. En effet, c’est le manager qui définit les caractéristiques. De ce fait, la fiche de fonction assure la transparence sur les différentes fonctions des collaborateurs.

Il est important de savoir que la fiche de fonction est l’une des bases dans la rédaction de la fiche de poste individuelle. D’ailleurs, elle renvoie à l’utilité et à la raison d’être du collaborateur au sein de l’entreprise. Si plusieurs collaborateurs partagent le même but, il est possible qu’une seule fiche de fonction soit créée.

Quelle est l’utilité de la fiche de fonction ?

La fiche de fonction présente différentes utilités pour les entreprises.

Dans un premier lieu, elle assure la gestion prévisionnelle des compétences, qui est désormais devenue un véritable levier de développement et de performance. La fiche de fonction permet alors d’anticiper les besoins de l’entreprise en compétences, qui est un atout majeur dans le monde professionnel. La fiche de fonction s’utilise pour définir le socle et la cohérence entre les différents métiers ainsi que les compétences qu’on trouve dans l’entreprise. Si cette fiche est bien rédigée et précise, il est possible de compiler une base commune qui intègre les savoirs de toute la structure de l’entreprise dans le but d’optimiser la stratégie de développement. De même, cet aspect s’est prouvé très utile dans la mise en place d’une politique de mobilité interne. En effet, la fiche de fonction offre une vision plus claire sur les passerelles possibles.

Dans un second lieu, la fiche de fonction  permet d’améliorer et d’optimiser le processus de recrutement et d’accueil des nouveaux collaborateurs. D’ailleurs, grâce aux différentes caractéristiques définies préalablement par le manager, il devient plus facile à l’entreprise de cibler les profils les plus adéquats parmi les candidats, qui est souvent une procédure très chronophage et longue. Le recruteur pourra alors préparer les entretiens et les questions d’une manière plus facile grâce à la description précises des attentes.

Quels avantages présente cette fiche ?

Lorsque l’entreprise établi une fiche de fonction précise et concise, cette dernière offre une panoplie d’avantages aux différents acteurs de l’entité.

D’une part, elle offre au collaborateur une vision claire des différentes attentes à son égard et il pourra alors anticiper son entretien annuel. Il connaîtra son champ de responsabilités ainsi que la marge de manœuvre qu’il nécessite pour réaliser ses missions. La fiche de fonction sert également comme un outil de communication entre le collaborateur et le manager vu qu’elle aide à échanger les missions et la finalité de la fonction plus clairement.

D’autre part, la fiche de fonction permet au manager d’avoir une vision complète sur les différentes compétences présentes au sein de son équipe. Cela l’aide à confier d’une manière efficiente les missions aux collaborateurs adéquats et à prévenir les surcharges de travail. Cette procédure aide à favoriser le bien-être au travail.

En outre, la fiche de fonction est cruciale pour que les services RH et la direction puissent mettre en place un meilleur accompagnement des collaborateurs durant leur montée de compétence ainsi que pour le renforcement de leur employabilité. Cette fiche aide alors à alimenter la politique RH de l’entreprise, notamment son plan de formation, sa mobilité interne et autres.

Que contient une fiche de fonction ?

La fiche de fonction s’adapte généralement au contexte et aux exigences de l’entreprise. Toutefois, il existe des éléments indispensables qui doivent y figurer.

Il faut alors y inclure l’intitulé de la fonction en décrivant son positionnement dans l’entreprise ainsi que les relations de travail. De même, la fiche de fonction doit contenir les missions inhérentes à la fonction, qu’elles soient principales ou secondaires, ainsi que les différentes activités en relation avec ces missions. Il est préférable de décrire à ce niveau les critères de performance qui découlent des missions. En outre, il faut mentionner les compétences essentielles, voire personnelles ou professionnelles, pour la fonction ainsi que les qualifications nécessaires, voire les connaissances réelles ou celles issues de la formation du collaborateur, pour le poste.

Quant à la validation de la fiche de fonction, il n’existe pas d’obligation légale qui concerne sa rédaction ou sa validation. Elle peut alors être rédigée par le service des ressources humaines, par un supérieur hiérarchique ou même par le salarié lui-même. Cependant, elle est dans la plupart des cas validée par un supérieur ou par un responsable RH.

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