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Workflow : gestion des processus et des flux de travail

workflow

Le terme workflow est un terme utilisé quotidiennement dans les entreprises. Toutefois, il peut être facilement confondu avec d’autres termes.

Le flux de travaux, ou workflow, représente la formalisation des traitements à réaliser, l’acheminement à suivre durant le travail ainsi que les différents acteurs concernés pour l’accomplir. Ce flux se présente dans un contexte d’exécution séquentielle qui permet d’optimiser le déroulement du travail.

Si vous n’avez pas une idée claire la notion du workflow, cet article vous propose toutes les informations nécessaires pour mieux l’appréhender.

Le workflow, c’est quoi ?

Le workflow désigne tout simplement le flux de travail ou la modélisation des processus métiers à réaliser. En se servant de certains outils, on peut modéliser le workflow au sein d’une entreprise et d’automatiser les flux. Par exemple, il est possible de déterminer avec précision les circuits de cheminement des différents documents tout en identifiant les intervenants concernés, les délais et les actions à réaliser.

Il s’agit alors d’une représentation de l’ensemble des opérations qu’il faut réaliser afin d’accomplir certaines tâches ou activités appartenant au même processus métier, sous forme de flux.

L’utilité du workflow

Les entreprises utilisent le workflow principalement car il permet d’optimiser l’organisation du travail tout en intégrant les collaborateurs et même les prestataires extérieurs. Ainsi, cet outil de gestion facilite non seulement le travail de chaque collaborateur mais également celui des responsables vu qu’il leur offre une vue d’ensemble détaillée.

Par ailleurs, les outils de workflow offrent souvent une bonne traçabilité. De ce fait, il est possible de revenir sur la réalisation d’un projet, en cas de problème, et de suivre étape par étape son évolution afin de définir le moment où la défaillance a eu lieu.

Finalement, le workflow est une excellente méthode pour centraliser les documents essentiels à la bonne gestion d’un projet. Ainsi, qu’il s’agisse des données, de textes ou de visuels, il est possible de les mettre à la disposition de tous les intervenants facilement.

Les déclinaisons du workflow

Selon le contexte envisagé et le type d’utilisation, on peut distinguer plusieurs types de workflow.

Parmi les types principaux, il y a le workflow procédural. Ce dernier s’utilise principalement dans le cas des processus métiers qui sont parfaitement maîtrisés et qui sont toujours identiques. Ainsi, tout est défini dans les flux de travaux, il s’agit d’un cheminement figé. Une fois mis en place, un workflow procédural ne peut pas être modifié.

Le workflow ad hoc est également largement utilisé et reconnu. Ce type, moins verrouillé, invite les intervenants à intervenir pour faire avancer le processus et contourner les obstacles éventuels d’une façon collaborative. On parle alors d’un cheminement dynamique. C’est un type de workflow collaboratif qui évolue en fonction des tâches effectuées et des retours des intervenants.

Le choix entre ces deux types de workflow se fait généralement selon l’activité de l’entreprise, selon la nature du projet à réaliser ou selon le travail nécessaire.

Dans les deux types, le workflow a une particularité pertinente. En effet, cet instrument de rationalisation sert à présenter une démarche d’automatisation, liée directement à l’informatisation des processus.

Les avantages du workflow

Le workflow présente certainement de nombreux avantages. D’ailleurs, c’est pour cette raison qu’il est  désormais massivement exploité par la plupart des entreprises. De même, il est très facile à implémenter vu qu’il peut prendre la forme d’un logiciel, d’une application ou tout simplement d’un document partagé. Dans tous les cas, l’accès au workflow est assuré à toutes les personnes concernées par les tâches et également à tous les responsables.

Grâce au workflow, il est possible de prendre connaissance des différentes tâches à réaliser, à leur nature ainsi qu’à leur délai. Par conséquent, il est possible de connaître l’avancée du projet et de toutes les tâches y associées en temps réel, notamment si elles sont en cours de réalisation, en cours de validation ou autres. Finalement, le workflow permet d’identifier les personnes qui travaillent sur chaque tâche et facilite par la suite l’interaction avec eux.

Comment mettre en place un workflow ?

L’élaboration d’un workflow s’agit de la modélisation des processus d’exécution de l’entreprise, qui n’est souvent pas un travail facile.

Afin d’assurer une bonne modélisation, il convient tout d’abord de faire la distinction entre le processus et la procédure. Cela peut être effectué en réalisant une représentation simple en trois niveaux de description. Il faut également définir les tâches cruciales au niveau élémentaire dans le processus et mettre en place certaines règles spécifiques. Chaque activité inclue dans le workflow doit avoir son processus propre à elle et les différents rôles seront alors définis à partir de cette activité. Finalement, il faut prendre en considération l’intérêt de tous les intervenants.

Il est conseillé de privilégier les graphiques avec support visuel. De même, il est possible d’opter pour des modèles de workflow déjà existants afin de gagner du temps et de l’élaborer plus facilement.

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