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Duplicata facture : comment récupérer une facture manquante  ?

duplicata facture

Bien évidemment, la facture représente un document très important établi dans le but de prouver une transaction ou une opération commerciale. Toutefois, il arrive que ce document se perde. D’ailleurs, c’est pour cette raison qu’il est parfois nécessaire que le vendeur, où celui qui a livré la facture originale, établit une copie de la facture en question.

Qu’est-ce que alors un duplicata de facture et comment fonctionne-t-il ?

Quels sont les risques d’une perte de facture ?

Certes, toute entreprise doit conserver la totalité de ses factures de vente et d’achat afin d’assurer une comptabilité transparente et correcte. En effet, chaque opération ou transaction effectuée au sein d’une entreprise doit être justifiée par un document original.

Dans le cas d’une perte d’une facture, il est possible que les charges réalisées ainsi que la TVA payée soit déduites du résultat fiscal. Toutefois, ces opérations sont soumises à des fortes obligations vu qu’il est nécessaire de justifier les sommes engagées. En effet, dans le cas d’un contrôle de la part de l’administration fiscale, l’entreprise peut subir plusieurs pénalités. L’administration réintègrera également toutes les sommes non justifiées dans l’assiette des impôts. De même, il faut noter que plusieurs factures manquantes peuvent constituer, auprès de l’administration fiscale, une tentative possible de fraude.

De même, une facture manquante peut résulter à une augmentation artificielle du bénéfice de l’entreprise. En effet, vu qu’il n’existe aucune facture qui prouve l’achat d’un produit ou d’un service ayant un rôle dans le bon fonctionnement de l’entreprise, cet achat ne pourra pas être comptabilisé comme une dépense professionnelle.

Bien comprendre le duplicata facture

Vu que la facture est un document d’une grande importance, dans le cas de sa perte, il est important d’avoir un duplicata correctement établit et qu’il comporte des mentions bien conformes au document original. Ainsi, le duplicata est principalement une copie de la facture originale.

Cependant, ce document doit répondre à certaines règles juridiques pour qu’il ait une valeur juridique auprès du client qui en a fait la demande. En effet, le duplicata doit comporter des mentions supplémentaires à la facture d’origine et doit être certifié conforme à l’original.

Il faut noter que la facture originale doit rester unique et qu’aucune entreprise ni personne ne dispose du droit de rééditer la même facture au lieu de reproduire un duplicata.

L’utilisation du duplicata facture

Dans certains cas particuliers, un client peut demander à l’entreprise de faire un duplicata, spécialement dans le cas de sinistre voire un incendie ayant détruit une partie de ses biens. Ainsi, le duplicata de facture est un excellent moyen pour prouver la propriété de ses biens ainsi que d’avoir une indemnisation de la part de l’assurance.  De même, il est possible qu’un professionnel demande un duplicata dans le cas d’une simple perte. La comptabilité de l’entreprise en question doit alors être complètement transparente en cas d’un contrôle fiscal.

Les différences entre un duplicata et son document d’origine

Principalement, le duplicata de facture reprend tous les éléments essentiels qui concernent la vente, présents sur la facture originale. La numérotation doit également y être inclue afin de ne pas briser la chronologie comptable du client concerné.

Afin de pouvoir distinguer le duplicata de la facture du document original, il doit y être mentionné « copie délivrée à la demande de l’acheteur » et de l’identifier par la suite comme étant un duplicata de facture.  Dans le cas d’une facture dont la créance est déjà acquittée, il est important de l’indiquer sur le document en précisant la date, les données de l’opération ainsi que le moyen de paiement.

De même, dans le cas d’une demande de duplicata de la part d’une administration ou d’une collectivité, il est important d’ajouter une autre mention. Préférablement, cette mention doit être manuscrite ou générée par un logiciel professionnel de comptabilité. Il est alors obligatoire d’ajouter au document les mentions « duplicata conforme à l’original » et « facture réglée ou acquittée » tout en faisant référence au règlement.

Comment éviter les factures perdues ?

La perte des factures est un événement plus courant que l’on pense. Afin de minimiser les risques liés à un tel événement et d’optimiser la gestion des dépenses professionnelles d’une entreprise, il est important que chaque entreprise s’équipe d’un outil adéquat à ses besoins. En effet, l’utilisation des factures sous forme de papier et de multiples tableaux Excel n’est pas une solution viable à long terme.

L’entreprise peut alors opter pour l’utilisation d’un logiciel bien étudié qui la permettra de gérer ses justificatifs d’une manière dématérialisée et en toute sécurité. Par exemple, grâce aux technologies modernes, il suffit de scanner les justificatifs et les données essentielles du document seront extraites.

De ce fait, les factures de seront plus égarées et l’export en comptabilité sera une procédure simple et aisé.

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