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Cartographie des processus : Quels sont les objectifs

cartographie des procédures

Une cartographie des processus est un outil très efficace de planification et de gestion qui permet de décrire le flux de travail d’une manière visuelle. Ainsi, elle montre la série d’événements qui vont mener au résultat final ainsi que les personnes et la totalité des éléments impliqués dans le processus.

Vous souhaitez créer un organigramme des processus mais vous hésitez encore sur ses objectifs ? Continuez à lire cet article pour découvrir les raisons pour lesquelles il est utile de créer une cartographie des processus.

Améliorer la communication

D’une manière générale, les salariés et les collaborateurs s’intéressent de plus en plus sur leurs rôles dans l’entreprise, et c’est une excellente opportunité à saisir si on est dirigeant ou responsable. Afin de communiquer d’une manière améliorée avec l’ensemble des collaborateurs, la cartographie des processus est un support idéal qui permet d’identifier, à chaque personne inclue, la provenance des éléments dont il aura besoin et de mieux comprendre le devenir de la production.

Ainsi, la cartographie est un moyen pour expliquer non seulement que la satisfaction du client est indispensable à l’amélioration continue mais également que l’activité de chaque collaborateur est importante pour la composition finale de l’offre destinée au client.

Assurer l’efficience

L’efficience est un terme utilisé pour indiquer que l’entreprise fait le mieux possible, de la manière la plus économique possible. Elle n’est pas alors une problématique du client mais plutôt de l’entreprise qui cherche à améliorer ces processus en minimisant les coûts, en termes du temps, de financement et de moyens employés. Ainsi, la cartographie des processus permet  de créer et d’accélérer la conception d’un projet quelconque, de contribuer à une meilleure résolution de problèmes et à la prise de décisions efficaces et surtout de décomposer le processus en étapes successives afin d’assurer une représentation fiable de son intégralité et une optimisation des moyens, des coûts et de main d’œuvre.

Gérer les interfaces

La gestion des interfaces peut s’avérer être la partie la plus délicate et la plus analytique de l’exploitation d’un organigramme des processus. En effet, les interfaces entre les différents processus constituent des points particulièrement sensibles de la bonne circulation des flux.

Ainsi, les cartographies des processus permettent d’avoir une vue plus globale et très nécessaire à la recherche des points de rétention, des écarts ainsi que des améliorations qu’il faut effectuer pour faciliter l’organisation de la structure.

Lors de la revue de processus présenté dans la cartographie, cette dernière peut servir alors comme un fil conducteur à la détection des différents points qui mènent au succès du projet et à l’optimisation de sa réalisation.

Par ailleurs, d’autres problématiques peuvent être analysées grâce à la cartographie des processus, voire les données d’exploitation, les ressources humaines et matérielles et autres. Ainsi, il est possible d’utiliser cet outil pour détecter les problèmes liés à la sous-exploitation, à la surexploitation ou même aux ressources utilisées  dans une tâche quelconque du projet.

Comment faire une cartographie des processus ?

Plusieurs logiciels existent désormais qui assurent une meilleure compréhension des processus. En les utilisant pour créer une cartographie des processus, vous serez capable de présenter les processus aux tiers afin d’atteindre les objectifs établis et de mieux les comprendre.

Pour créer une cartographie des processus, il faut tout d’abord identifier le problème et le présenter en haut du document, notamment le processus à visualiser. Par la suite, il convient d’explorer les différentes activités impliquées à la réalisation de ce processus. Il faut alors déterminer les niveaux de détail nécessaires et déterminer les tâches de chaque personne inclue et à quel moment chaque tâche doit être effectuée. Après avoir précisé les tâches, il faut délimiter l’ensemble de processus. C’est-à-dire qu’il faut spécifier où et quand le processus va démarrer et s’arrêter. A ce stade, il est possible de montrer chaque étape ou le flux général afin de déterminer et de bien séquencer les étapes. Finalement, il est temps de finaliser l’organigramme de processus et de le passer en revue avec les autres intervenants, comme les collaborateurs,  les responsables, les fournisseurs ou autres.

Les différents types de cartographie des processus

Il existe différents types de cartes des processus, conçues spécialement pour améliorer la communication au sein d’une entreprise et pour améliorer la compréhension. D’une part, on trouve la carte de processus d’activité, qui permet de représenter les activités ayant une valeur ajoutée et celles qui n’ont pas une valeur ajoutée lors de la réalisation d’un processus. D’autre part, il existe les cartes de processus détaillées qui offre une vision plus détaillée de chaque étape impliquée. En outre, il y a la cartographie des documents, qui spécifie les documents nécessaires de l’entrée et de la sortie d’un processus, et la cartographie de restitution de processus, qui sert à représenter l’état actuel et futur des différents processus dans le but d’augmenter les possibilités d’optimisation. On trouve également la carte de chaîne à valeur, le diagramme de flux de travail et la carte de processus générale.

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